How WaveCrest Cafe is Managing the Supply Chain

November 29th, 2021

One of the more significant stories of the past several months has been about the global supply chain. Or simply: how do the things we use every day get from where they are made (or grown) to us? It can be a complicated issue that is affected by everything from container ships, trucking, crowded ports, and supply and demand challenges that are constantly changing.

 

Almost every facet of our economy and society has been affected, and foodservice is no exception. Challenges are everywhere, from farmers facing challenges getting their crops to customers to finding enough staff to meet demand. Fortunately, WaveCrest Cafe’s leaders anticipated many of the challenges months ago and have taken steps to minimize as many as possible.

 

Jamie Phillips, Director of Child Nutrition Services for Vista Unified School District, saw some slowdowns in service in the early days of the pandemic and began planning to shift services to head off potential issues.

 

“We saw what was happening with many of our supplier vendors and started to shift our processes fairly quickly,” says Jamie. “One example is that we have allocated almost all of one segment of our food purchasing budget to purchase with the DOD (Department of Defense), which has a program to source fresh produce. In an average year, we might allocate around 30% of that budget to the DOD, and spread the rest among a variety of other vendors.

 

“But because we knew that the DOD was a secure source of produce based on its size and scale, we decided to shift more resources there. We can also request that we receive our produce from California farms, which helps us with our commitment to Farm to School and sourcing foods as locally as possible; the DOD almost always does that, and they are a great vendor.”

 

Another savvy move is monitoring how various food purchasing grant programs work, and being able to access funding and food that other grantees do not use. Explains Phillips, “some government programs stipulate that grantees, like school districts, must use their funding within specific time frames or lose that funding.

 

“When some districts don’t utilize their funding, those funds go back to districts that have been using their allocation, which can result in additional products and resources. We are very attentive to using the funding we are given, which puts us in a great position to benefit from other districts who can’t or don’t utilize their funding.”

 

By anticipating various scenarios, adjusting its food sourcing tactics, and keeping a close eye on ways to boost what is available to the district, Vista Unified is well-positioned to adapt to the constant change affecting foodservice, particularly in schools.

 

“We’re not immune to challenges,” says Phillips. “There are some items, like chicken, that are difficult for almost everyone to source at certain times. Our menus will likely have some changes, and we will adapt to them. But our plan has worked well so far, and I’m confident that our team will do everything in its power to make mealtimes as easy and efficient as possible.”

 

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Una de las historias más importantes de los últimos meses ha sido la de la cadena de suministro global, o, sencillamente: ¿cómo llegan las cosas que usamos todos los días, desde donde se fabrican (o cultivan) hasta nosotros? Puede ser una cuestión complicada que se ve afectada por todo, desde los buques que transportan contenedores, el transporte de carga por carretera, los puertos abarrotados, y los retos de la oferta y la demanda que cambian constantemente.

 

Casi todas las facetas de nuestra economía y sociedad se han visto afectadas, y los servicios de la industria alimenticia no son la excepción. Desde los agricultores que se enfrentan a problemas para hacer llegar sus cosechas a sus clientes hasta la contratación de personal suficiente para satisfacer la demanda, los retos están en todas partes. Afortunadamente, los responsables de WaveCrest Cafe anticiparon muchos de estos retos hace varios meses, y han tomado medidas para minimizar tantos como sea posible.

 

Jamie Phillips, Director de los Servicios de Nutrición Infantil del Distrito Escolar Unificado de Vista, observó que el servicio fue más lento en los primeros días de la pandemia y comenzó a planificar el cambio en los servicios para evitar posibles problemas.

 

«Vimos lo que estaba pasando con muchos de nuestros proveedores y empezamos a cambiar nuestros procesos bastante rápido», dice Jamie. «Un ejemplo de ello es que hemos destinado casi todo un segmento de nuestro presupuesto de compras de alimentos con el Departamento de Defensa (DOD, por sus siglas en inglés), el cual tiene un programa para abastecer productos frescos de origen vegetal. En un año normal, podríamos asignar alrededor del 30% del presupuesto al DOD, y repartir el resto entre una variedad de proveedores».

 

«Pero como sabíamos que el DOD era una fuente segura para abastecernos de productos, debido a su tamaño y escala, decidimos destinar más recursos a este departamento. También podemos solicitar que nuestros productos procedan de granjas de California, lo que nos ayuda con nuestro compromiso con el programa Farm to School (De la granja a la escuela) y el abastecimiento de alimentos lo más locales posibles; el DOD casi siempre lo hace, y es un gran proveedor».

 

Otra medida inteligente es monitorear el funcionamiento de varios programas de subvenciones para la compra de alimentos, y poder acceder a fondos y alimentos que otros beneficiarios no usan. Según Phillips, «algunos programas gubernamentales estipulan que los beneficiarios, como los distritos escolares, deben utilizar sus fondos en determinados plazos o sino los pierden».  

 

«Cuando algunos distritos no utilizan su financiación, esos fondos se devuelven a los distritos que han estado utilizando su asignación, lo que puede dar lugar a productos y recursos adicionales. Estamos muy atentos a la utilización de los fondos que se nos conceden, lo que nos sitúa en una posición privilegiada para beneficiarnos de otros distritos que no pueden o no utilizan sus fondos».

 

Al anticiparse a varios escenarios y ajustar sus tácticas de abastecimiento de alimentos, así como para mantener una estrecha vigilancia sobre las formas de impulsar lo que está disponible para el Distrito, el Distrito Escolar Unificado de Vista está bien preparado para adaptarse al cambio constante que afecta al servicio de la industria alimenticia, particularmente en las escuelas.

 

«No somos inmunes a los desafíos», dice Phillips. «Hay algunos productos alimenticios, como el pollo, que son difíciles de conseguir para casi todo el mundo en determinados momentos. Es probable que haya algunos cambios en nuestros menús, y nos adaptaremos a ellos. Pero nuestro plan ha funcionado bien hasta ahora y confío en que nuestro equipo hará todo lo posible para hacer que la hora de comer sea la más fácil y eficiente posible».